Flamingo：聯絡表單寄信失敗時，先保留 WordPress 表單提交資料
聯絡表單按下送出後顯示成功，但承辦人一直收不到信，是 WordPress 維護時很常見的情境。表單可能已經完成資料處理，卻在寄送通知信的階段遭到主機、DNS、收件伺服器或寄信設定阻擋。若此時立刻反覆修改設定，原本提交的客戶資料可能已經遺失。
Flamingo 是 Contact Form 7 常用的資料保存外掛。它會把表單提交內容保存到 WordPress 後台，讓管理者先取得聯絡人資料，再處理寄信問題。不過它不是 SMTP 服務，也不保證信件一定送達。
一、安裝 Flamingo 並確認整合
- 登入 WordPress 後台，前往「外掛」→「安裝外掛」。
- 搜尋 Flamingo，確認作者為 Takayuki Miyoshi，再安裝並啟用。
- 確認網站使用的是 Contact Form 7；Flamingo 主要透過 Contact Form 7 接收提交資料，並非所有表單外掛都能直接整合。
- 啟用後，後台通常會出現「Flamingo」選單，包含「Inbound Messages」等項目。
預期結果：完成一次表單提交後，可在「Flamingo」→「Inbound Messages」看到新紀錄。若只有寄件人地址簿資料，沒有表單內容，先檢查實際使用的表單外掛是否支援 Flamingo，以及表單是否真的由 Contact Form 7 處理。
二、查看、搜尋與核對提交資料
在「Inbound Messages」中可依日期瀏覽資料，點開單筆紀錄後檢查姓名、電子郵件、主旨、訊息及其他欄位。資料量較大時，可使用畫面提供的搜尋功能，以姓名、電子郵件或訊息中的關鍵字搜尋。
- 先記錄提交時間與表單名稱，再與網站分析、客服電話或客戶提供的時間交叉核對。
- 不要把「Flamingo 有紀錄」誤判為「通知信已送達」；這只代表網站已保存表單資料。
- 若內容包含附件、付款資訊或個人敏感資料，依公司規範處理，不要任意下載、轉寄或貼到公開工單。
三、限制後台權限，避免資料被過度查看
Flamingo 保存的是客戶提交內容，權限應比一般文章管理更嚴格。只讓必要的客服主管或網站維護者使用能查看 Flamingo 的管理角色；不要為了方便，把所有人設為管理員。新建或調整角色前，先確認公司現有權限流程，並以測試帳號登入檢查實際可見範圍。
若外包人員只需檢查外掛設定，不應自動取得所有表單內容。完成事件處理後，應撤回臨時權限。也要避免在截圖、工單或教學文件中暴露姓名、電話、地址與電子郵件。
四、用測試表單確認「保存」與「寄信」的差異
- 使用不含真實客戶資料的測試姓名與公司信箱，填寫表單。
- 記下送出時間、表單名稱與測試內容。
- 確認前台訊息、Flamingo 紀錄，以及收件匣或垃圾郵件是否各自出現預期結果。
- 若 Flamingo 有資料但信件沒有抵達，代表保存流程運作，寄信流程仍需另外檢查。
常見誤判是只看到前台「訊息已送出」就認為郵件成功；前台訊息可能只是表單驗證與網站處理結果。反過來，收件匣收到信，也不代表 Flamingo 一定保存成功，因此兩者都要確認。
五、保存期限、清理與回復方式
Flamingo 的資料會留在網站資料庫，長期累積可能增加個資暴露風險。先與公司確認保存期限、個資政策及是否需要保留客服紀錄，再按月份或事件清理。清理前匯出或以公司核准方式保存必要紀錄，並先確認內容沒有誤刪。
- 刪除前記錄篩選條件與筆數，保留清理人員及日期。
- 優先清理測試資料、垃圾提交與已超過保存期限的紀錄。
- 若誤刪，通常只能從刪除前的 WordPress 資料庫備份還原；先在隔離環境確認，再評估是否只復原相關資料，避免直接覆蓋正式網站。
- 停用 Flamingo 不等於自動修復寄信，也不應把停用當成資料清理方式。
六、它不能取代 SMTP 寄信
Flamingo 的重點是「先保留表單提交資料」，不是建立可靠的郵件傳送管道。它無法取代正確的寄件網域設定、寄信服務、驗證與退信監控。網站維護者仍應另外完成寄信測試，並確認寄件者、收件者、垃圾郵件分類與錯誤紀錄。
建議把處理流程分成兩條：Flamingo 作為表單資料的暫存與查詢備援；郵件服務則負責通知傳送。寄信問題尚未修好時，先從 Flamingo 取得客戶資料並人工回覆；修好後，再送出一筆新的測試提交，確認資料保存與郵件抵達都正常。
最後，請避免把 Flamingo 當成永久資料庫或個資備份。它只能降低通知信遺失造成的影響，不能保證所有提交都被保存，也不能取代正式備份、權限管理與公司資料保存政策。
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